Un agente puede interpretar «¿tienes la caja de doce?», pero necesita información para saber qué caja, qué contiene y qué precio le corresponde. Si el catálogo mezcla referencias y presentaciones, la conversación hereda ese problema.
Esta guía te ayuda a preparar una muestra para evaluar la conexión de catálogo e inventario a WhatsApp. Los ejemplos son ficticios y sirven para acordar una estructura; los campos finales dependen de tu operación.
Empieza por identificar la fuente de referencia
Anota dónde se mantiene hoy cada dato: Excel, tienda online, software de ventas o base de datos. Si el precio vive en una hoja y las existencias en otra, define cómo se relacionan y qué ocurre cuando no coinciden.
El equipo debe saber quién puede cambiar la información y qué fuente prevalece. No basta con reunir documentos: hace falta una regla que permita responder con un dato identificable y vigente.
Campos que conviene revisar por producto
| Campo | Ejemplo ficticio | Para qué sirve |
|---|---|---|
| SKU o referencia | A-120-UNI | Identificar una unidad sin confundirla con otra presentación |
| Nombre | Producto de ejemplo A-120 | Reconocer cómo lo busca el cliente |
| Variante | Azul, talla M | Diferenciar opciones del mismo producto |
| Presentación | Unidad | Interpretar cantidades y evitar confundir unidad con caja |
| Precio | 22000 | Guardar un valor numérico que pueda validarse |
| Moneda | COP | Interpretar el valor en pesos colombianos |
| Condición del precio | Lista detal; impuestos por confirmar | Evitar presentar un subtotal como valor final |
| Disponibilidad | 48 unidades | Informar qué muestra la fuente en ese momento |
| Imagen | URL pública de la referencia | Mostrar la fotografía correspondiente |
| Actualización | 2026-09-10 09:00, hora de Colombia | Evaluar si la información cumple la vigencia acordada |
El campo de condición del precio debe quedar resuelto antes de cotizar al cliente. «Impuestos por confirmar» se usa aquí para hacer visible una falta de información, no como una condición aceptable para emitir automáticamente una cotización final.
Cómo organizar un catálogo en Excel
Usa encabezados consistentes y una fila por referencia vendible. Evita que el color de una celda sea la única forma de indicar que un producto está agotado; ese estado debe tener un campo explícito.
Los precios deben estar separados de la moneda y de comentarios como «consultar» o «desde». Si falta un valor vigente, registra esa condición para que el flujo solicite validación. No sustituyas el dato ausente por cero.
Evita celdas combinadas y filas de títulos dentro de la tabla. Una foto incrustada sin relación clara con el SKU puede ser difícil de mantener; identifica la imagen de cada referencia con el mecanismo que se acuerde para la integración.
Un archivo puntual representa una fotografía del catálogo. Para operar necesitas definir cómo llega una versión nueva, quién la valida y cuándo deja de considerarse vigente la anterior.
Tres errores que cambian una respuesta comercial
Una referencia representa unidad y caja
Si A-120 se usa tanto para una unidad como para una caja de doce, una petición de «dos A-120» resulta ambigua. Separa las presentaciones o exige una confirmación explícita antes de calcular el precio.
El precio mayorista aparece en la lista pública
Define qué lista corresponde a cada comprador y cómo se valida esa relación. No guardes una tarifa privada como si fuera la respuesta universal a «¿cuánto cuesta?». Revisa el flujo de cotización para distribuidores y mayoristas.
El stock no tiene unidad de medida
«Hay 10» no permite saber si son unidades, cajas o metros. La unidad debe estar vinculada a disponibilidad y presentación. Si hay conversiones, documenta la regla y las excepciones antes de usarlas en una conversación.
Qué hacer con miles de productos
Empieza por una muestra representativa, no solo por los productos más sencillos. Incluye variantes, agotados, nombres parecidos, cambios de precio y artículos que requieren asesoría.
Comprueba duplicados de SKU, campos obligatorios vacíos y productos retirados. La cantidad de filas no define por sí sola el trabajo: un catálogo grande con reglas consistentes puede ser más fácil de mantener que uno pequeño y disperso.
Para evaluar la implementación de un agente IA, envía una muestra sin datos privados junto con una explicación de tu sistema actual. No necesitas enviar credenciales de acceso en el primer contacto.
Acuerda cómo manejar una falla o un dato antiguo
Define con el proveedor qué debe pasar si la fuente no responde, si el dato supera la vigencia aceptable o si el comprador solicita más unidades que las disponibles. La salida puede ser pedir una aclaración o pasar al asesor con la referencia y la duda pendiente.
Una consulta de existencias no equivale a una reserva. Si quieres crear pedidos o bloquear unidades, esas acciones necesitan su propio alcance y una respuesta confirmada por el sistema de inventario.
Lista de revisión antes de conectar
- Cada referencia identifica una opción vendible sin ambigüedad.
- La presentación y unidad de medida son explícitas.
- Los precios tienen moneda, vigencia y condiciones definidas.
- Las listas privadas tienen una regla de acceso.
- La disponibilidad se relaciona con una fuente y fecha.
- Hay un responsable de actualizar y revisar errores.
- Los casos incompletos tienen una salida hacia el equipo humano.
Si faltan elementos, se pueden separar como trabajo previo. Consulta qué cambia el presupuesto del agente y solicita una evaluación de tu catálogo para definir una primera conexión.